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皆さんは、どんなタスク管理ツールを使っていますか？色んなツールを渡り歩いている方や、使っているツールがしっくり来ないという方も多いのではないでしょうか。
今回は、Notionアンバサダーの僕が1年かけて試行錯誤をしながら作った、オリジナルのNotionのタスク管理ページをご紹介します！
テンプレートの販売も開始したので、ぜひ気になる方はチェックしてみてください👇️
Todotion 究極のタスク管理テンプレート
詳しく見る🎬 Director：Rei
✍🏻 Writer：みのくるみ
1. NotionでGTDのタスク管理を再現したい！
タスク管理には、アイゼンハワーマトリックスやカレンダーブロッキングなど沢山の手法があり、これまでもいくつか試してきました。
しかし、ほとんどの手法はタスクを終わらせることが目的なのに整理に時間がかかってしまうことが多く、結局タスクが進んでいない…というのがよくある流れでした。
また、タスクが溢れれば溢れるほど早くこなしたいのに、整理するのに時間がかかってしまうのもなんだかな…と、どこかしっくり来ていませんでした。
そこで最終的にたどり着いたのが、「GTD（Getting Things Done）」という手法です。
GTDとは、大量にあるタスクにフィルターを掛けることで頭の中をすっきりし、効率よくタスクを進められる手法。タスクを断捨離したり、今やらなくて良いことを未来に送ったりできるので、今やるべきことが決めやすい。重要なタスクに集中できるので、タスクが進みやすいというメリットがあります。
そんなGTDをNotionで簡単に実行できるようなページを作りたくて、1年ほどかけて実際に使っては修正を繰り返してきました。
そして完成したのが、今回ご紹介するタスク管理ページです。
2.ページの全体像
このタスク管理ページのメインは、今日のタスクが表示される「Today」のページ。ページは大きく3つのエリアに分かれています。
黄色：タスク一覧エリア
タスクを追加したり、管理するエリアです。
ここでGTDに基づいてタスクを整理していきます。
青色：ページ・フォルダーエリア
1週間のタスクやすべてのタスクが確認できるページや、このあとご紹介する各フォルダーごとにタスクが確認できるページにアクセスできます。
緑色：ボタンエリア
・過去のタスクの日付を今日にするボタン
・Notionカレンダーを開くボタン
・日記やドキュメントなどよく使うNotionページを登録できるボタン
など、便利なボタンを設定できます。
3. 基本の使い方
テンプレートでは、次のような流れに沿って簡単にGTDを実践できるように設計しました。
📥 タスクを追加する
タスクは「Inbox」のフォルダーから追加します。ここは、頭に浮かんだことをとにかく入れるためのボックス。その時思ったことや、やるべきこと、やりたいことなどを入れていき、なるべく頭を空っぽの状態にします。
🗑️ やらなくていいことを削除する
まずは「Inbox」に入っているものがタスクかどうか判別し、タスクでないものや、やらなくて良いことはこの時点で削除します。
💭 いつかやりたいことは「WishList」へ
「Inbox」の中のタスクが「いつかやりたいこと」であれば、「WishList」のフォルダーに移動します。
タスクは、追加したタスクの左横 「⋮⋮ 」（ブロックハンドル）を掴んでフォルダーに移動できます。
🏁 大きなタスクは「Project」に
「Inbox」に残った中で、長期間取り組むものや、タスクの単位が大きいものは「Project」に移動します。（例：YouTubeをはじめる など）
「Project」のタスクはこのままでは具体的なToDoが分からないので、必要な時に「Inbox」に細かく分解したタスクを追加します。（例：YouTubeのアカウントを作る・コンセプトを決める…など）
💬 自分でやらないものは「Waiting」に
「Inbox」に残ったタスクで、それが相手待ちのものや誰かにお願いできるタスクであれば「Waiting」に移動します。（例：確認待ちの案件・返ってきていないメール など）
ここに移動することで、自分がやるべきターンが来るまで一時的にそのタスクから離れることができます。
GTDでは、ここまでになるべく「📥 Inbox」に残るタスクを減らすことを意識します。
⏰ 特定の日時にしかできないタスクは「Remind」に
残るタスクの中で、やる日時が決まっている・特定の日時にしかできないタスクは「Remind」に移動し、日付を設定します。そうすることで、設定した日まではタスクが表示されないので、一時的にそのタスクを忘れることができます。
テンプレートではページからNotionカレンダーを開くことができ、Notion上で時間の設定まで行うことができます。
⌛️ 2分以内でできればすぐやる
最終的に「Inbox」に残ったタスクの中で、2分以内でできるものはその場ですぐに実行します。タスクが完了したら、チェックを付けると「Completed」のフォルダーに移動します。
🔥 残ったタスクを「NextAction」に入れ、順番にタスクを実行する
2分以内で取り組めないタスクは、「NextAction」に移動します。ここに残ったものだけが、これから対応するべきタスクになります。
このようにして、上から順にフォルダーに移動していくだけで、簡単にGTDのタスク管理が行えるようになっています。
4. 便利なポイント
テンプレートでは、タスク管理に便利な機能を沢山用意しています。
🏷️ タグを付けてタスクを細かく整理できる
ジャンルと優先度のタグを用意しているので、タスクにタグを付けて整理することができます。付けたタグは、並び替えやフィルターなどに活用することも可能です。
💫 繰り返しタスクにも対応
繰り返しタスクに対応できる、オートメーションやデータベーステンプレートを事前に用意しています。毎月行うタスクや毎週行うタスクは、自動で追加されるように設定ができます。
📱 スマホやタブレットからもアクセスできる
スマホでも使いやすいデザインにこだわりました。PC以外にも、スマホやタブレットなどさまざまなデバイスから使うことができます。
5.テンプレートはこちらから！
「Notionで快適にタスク管理がしたい」「GTDを実践してみたい」という方にぜひおすすめしたい、タスク管理テンプレートの「Todotion」。
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引き続き、忙しい毎日が捗るような、暮らしとNotionに関する情報を発信していきます。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
また次回の記事でお会いしましょう。
