会議の時に欠かせない議事録。「議事録を取って」と言われた時、どんなツールで取ろうか悩んでしまったことはありませんか？
今回は、Notionで簡単に議事録を作成するためのテンプレートをご紹介します！
このテンプレートには、会議の音声をそのまま文字にしてくれる「AIミーティングノート」を組み込んでいます。
会議中は話に集中して、終わったら議事録が出来上がっている。そんな議事録の取り方ができるようになりますよ。
🎬 Director：Rei
✍🏻 Writer：みのくるみ
1. テンプレートの使い方
テンプレートの全体像は、このような形です。
1. 会議をはじめる前に
まずは会議をはじめる前に、議事録の準備をしていきましょう。テンプレートの「議事録一覧」データベースに、新規ページを作成します。
ページを作成するとタイトルに今日の日付が、またプロパティの「日付」と「最終更新日時」、「作成者」が自動で入ります。
残るプロパティの「参加者」と「会議種別」には、それぞれ該当するものを選択しましょう。
プロパティを埋めたら、次はページの中身です。
ページには「ミーティング」ブロックを配置していて、その中の「メモ」タブに「目的・ゴール」「資料」といった欄を用意しました。
会議の目的や、事前に見ておいてほしい資料のURLをここに書いておきましょう。
ここに書いた内容は、あとでAIが議事録を作るときの材料になります。
何のための会議かをあらかじめ伝えておくことで、会議の後により的確な議事録が出来上がりますよ。
2. 会議がはじまったら
会議がはじまったら、ミーティングブロックの「文字起こしを開始」をクリックします。
これだけで、話した内容がそのまま文字になってNotionに残っていきます。
文字起こしは「文字起こし」タブに、リアルタイムで流れていきます。
発言をすべて拾ってくれるので、会議中は聞き逃さないようにメモを取る必要がありません。
さらに対面での打ち合わせはもちろん、ZoomやGoogle Meetなどのオンライン会議にも対応しているので、リモートの打ち合わせでもそのまま使うことができます。
2.Notion AIで議事録をもっと便利に
決まった形式で議事録が自動生成される
会議が終わったら、「停止」を停止すると、ミーティングブロックの中に議事録が自動で書き出されます。
会議の要点や決まったこと、次にやることなどを、Notion AIが文字起こしから読み取ってまとめてくれる仕組みです。
ポイントは、「メモ」タブに書いた内容も一緒に読み込んでくれること。
会議の前に書いておいた「目的・ゴール」や「資料」、要約の形式の指示なども踏まえたうえで要約を作ってくれます。
自分でゼロから議事録を書き起こす作業がなくなるのは、かなり嬉しいポイントですよね。
議事録の形式をカスタマイズする
議事録に残したい内容は、自分のチームに合わせて変えることもできます。
やり方はかんたんで、「メモ」タブの中身を書き換えるだけ。
テンプレートには「議事メモ」「決定事項」「ToDo」といった見出しを入れていますが、この項目は自由に変えてかまいません。
会議の種類ごとに残したい内容が違うという方は、ぜひ調整してみてください。
会議の途中で要約したいときは「AIブロック」を活用
長い会議では、途中までの内容をまとめて確認したくなることもあります。
そんなときに使えるのが、ページの下にある「サマリー」の欄です。
AIブロックの「生成」ボタンをクリックすると、そこまでの文字起こしをもとに要約を作ってくれます。
テンプレートでは「カスタム出力」に指示文を入れていて、議題・ここまでの概要・決定事項・ToDoの4つに分けて箇条書きで出力されるようにしました。
こちらの指示文も自由に書き換えられるので、欲しい形に合わせてみてください。
途中から参加したメンバーに「ここまでの話」を共有したい時にも便利です。
一覧からも中身が分かる「AI要約」
プロパティの「AI要約」は、会議の内容をひと言でまとめてくれる項目です。
ページを開かなくても一覧画面から中身が分かるので、過去の議事録を探すときに重宝しますよ。
まとめ
以上が、Notionで簡単に議事録を取る、議事録テンプレートのご紹介でした！
AIに任せられるところは任せて、会議そのものに集中できるようになるはず。
ぜひ、仕事にもNotionを活用してみてください。
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